Decreto 497/994
Díctanse normas en materia de conservación de documentos públicos.
(2737*R)
Ministerio de Educación y Cultura
Ministerio del Interior
Ministerio de Relaciones Exteriores
Ministerio de Economía y Finanzas
Ministerio de Defensa Nacional
Ministerio de Transporte y Obras Públicas
Ministerio de Industria, Energía y Minería
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
Ministerio de Salud Pública
Ministerio de Ganadería, Agricultura y Pesca
Ministerio de Turismo
Ministerio de Vivienda, Ordenamiento Territorial y Medio
Ambiente
Montevideo, 10 de noviembre de 1994
Visto: las normas vigentes en materia de conservación de documentos
públicos.
Resultando: I) que el artículo 1º de la Ley Nº 8.015 de 28 de octubre
de 1926 prevé la remisión al Archivo General de la Nación de los
documentos de interés histórico que existan en otras oficinas públicas.
II) que por la Ley Nº 14.040 de 20 de octubre de 1971 se creó la
Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación y se
determinaron sus cometidos a efectos de su preservación, lo cual fue
reglamentado posteriormente.
III) que por Decreto Nº 253/976 de 6 de mayo de 1976 se creó una
Comisión con el cometido de establecer las características de los
documentos a conservar, la que no logró el cumplimiento de sus fines.
IV) que el Decreto Nº 295/977 del 17 de mayo de 1977 estableció el
reglamento orgánico del Archivo General de la Nación, normas sobre
administración documental y disposiciones generales sobre su
funcionamiento.
Considerando: I) que resulta necesario definir los criterios de
determinación del valor cultural, histórico, evidencial o intrínseco de
los documentos así como disponer las medidas necesarias para su debida
custodia y conservación.
II) que razones de buena administración aconsejan disponer la
destrucción de aquellos documentos que, careciendo del citado valor, no
sean necesarios para el trámite administrativo para el que fueron
utilizados.
Atento: a lo precedentemente expuesto y a lo establecido en el numeral
4 del artículo 168 de la Constitución de la República.
El Presidente de la República
DECRETA:
Los documentos de valor cultural, histórico, evidencial o de otro
valor intrínseco de la Administración Pública, que no sean necesarios
para su funcionamiento administrativo o para la historia o memoria de los
organismos, deberán ser entregados al Archivo General de la Nación para
su custodia y conservación de acuerdo con los procedimientos establecidos
en su reglamento orgánico, aprobado por Decreto Nº 295/977 del 17 de mayo
de 1977.
A los efectos de este Decreto se considera que pueden tener valor los
documentos o tipo de documentos que:
a) sean testimonio de una época.
b) los vinculados a hechos históricos.
c) los vinculados a personalidades relevantes del país en sus
distintas áreas de actividad.
d) todo otro documento cuyo interés histórico sea señalado por la
Comisión que se crea por el presente Decreto, o por el Jerarca del
organismo público en el que se encuentra el documento.
Créase una Comisión a efectos de la determinación de la documentación
que reúne estos requisitos y de la aprobación de propuestas de
establecimiento de tablas de plazos precaucionales de conservación de la
documentación estatal así como controlar su efectivo cumplimiento.
Dicha Comisión estará integrada por un representante del Archivo
General de la Nación, que la presidirá, un representante de la Oficina
Nacional del Servicio Civil, que ejercerá la secretaria, un representante
de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, uno de la Secretaría de la
Presidencia de la República y uno de la Comisión del Patrimonio
Histórico, Artístico y Cultural de la Nación.
La Oficina Nacional de Servicio Civil proveerá los recursos materiales
y funcionales para las actividades de la Comisión que se crea.
Los documentos que no posean el carácter a que refiere el artículo 1º
de este Decreto y carezcan de utilidad para la Administración, vencidos
los plazos legales o los reglamentarios de conservación, podrán ser
destruidos por los organismos de acuerdo con las disposiciones que se
establecen en el presente Decreto y las pautas que determine la Comisión.
La Comisión creada por el presente Decreto deberá asesorar
preceptivamente a los organismos del Poder Ejecutivo en la elaboración de
las tablas de plazos precaucionales de conservación de los documentos
relativos a sus cometidos, para cuyo caso se integrará, además, con un
representante del organismo consultante.
Asimismo, asesorará en la materia y a su requerimiento a los restantes
organismos de la Administración Pública así como a las instituciones
privadas que lo soliciten.
En cada organismo que encare el proceso de elaboración de tablas de
acuerdo con lo establecido en este Decreto, se deberán crear uno o más
grupos de trabajo a cargo de la tarea, lo cual será supervisado por dicha
Comisión.
En todos los casos en que el asesoramiento técnico sea la
microfilmación, digitalización u otro medio de conservación de
información de documentos a efectos de destruir los originales en la
forma que autorizan las normas vigentes, deberá hacer un análisis del
costo-beneficio de las distintas opciones analizadas antes de concretar
la inversión.
LACALLE HERRERA - ANTONIO MERCADER - ANGEL MARIA GIANOLA - SERGIO ABREU -
IGNACIO de POSADAS MONTERO - DANIEL HUGO MARTINS - JOSE LUIS OVALLE -
SANTIAGO URIOSTE - RICARDO REILLY - GUILLERMO GARCIA COSTA - MARIO
AMESTOY - MANUEL ANTONIO ROMAY.