ACUERDO DE SEDE. ENTRE LA REPUBLICA ORIENTAL DEL URUGUAY Y LA ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA EDUCACION, LA CIENCIA Y LA CULTURA (UNESCO) SOBRE EL SEMINARIO REGIONAL PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE SOBRE EL
FORTALECIMIENTO DE LAS COMPETENCIAS EN INTELIGENCIA ARTIFICIAL DE DOCENTES
Y ESTUDIANTES, A CELEBRARSE LOS DIAS 11 Y 12 DE DICIEMBRE EN MONTEVIDEO
Aprobado/a por: Resolución Nº 357/025 de 16/12/2025 numeral 1.
I. SEDE Y FECHA DE LA REUNIÓN
La reunión se celebrará los días 11 y 12 de diciembre de 2025 en sitio a confirmar, Montevideo, Uruguay.
II. ORGANIZACIÓN DE LA REUNIÓN
La responsabilidad de la organización operativa y técnica de la reunión recaerá tanto en las autoridades competentes del país anfitrión como en la UNESCO, sobre la base de la declaración de requisitos adjunta (véase Anexo).
No obstante, nada de lo aquí dispuesto impedirá que las partes acuerden de mutuo acuerdo los ajustes que se estimen convenientes para garantizar el buen desarrollo de la reunión. Todos los asuntos relacionados con la organización operativa y técnica serán gestionados a través del funcionario de enlace designado por el Uruguay.
III. MEDIDAS DE SEGURIDAD
El Gobierno del Uruguay será responsable de proporcionar, a su cargo, la protección policial y las medidas de seguridad necesarias para la celebración de las reuniones preparatorias y de la reunión principal, así como de cualquier otra reunión relacionada con el evento, en un ambiente de calma y serenidad, sin injerencia alguna.
Las disposiciones de seguridad estarán basadas en una evaluación de riesgos. Deberán ajustarse a las normas del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas (UNSMS), que confiere al funcionario Designado (DO) de las Naciones Unidas para Uruguay la responsabilidad general de la seguridad del personal, instalaciones y bienes de las Naciones Unidas en todo el país. Dicho funcionario deberá ser informado de las medidas previstas.
Las disposiciones de seguridad estarán bajo la supervisión directa y/o control de un Oficial Superior de Coordinación de Seguridad designado por el Gobierno del Uruguay, quien trabajará en estrecha coordinación con el Coordinador de Seguridad del Evento designado a tal efecto por la UNESCO y/o el funcionario de seguridad competente de las Naciones Unidas a nivel local.
IV. PRIVILEGIOS E INMUNIDADES
El Gobierno del Uruguay aplicará, en todos los asuntos relacionados con esta reunión, las disposiciones de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de los Organismos Especializados de las Naciones Unidas y su Anexo IV relativo a la UNESCO.
Todas las personas con derecho a participar en la reunión deberán poder entrar y salir libremente del territorio de Uruguay. A este respecto, se entiende que no podrá imponerse restricción alguna al derecho de entrada, permanencia y salida del país a ninguna de estas personas, cualquiera sea su nacionalidad.
V. MEDIDAS SANITARIAS
En caso de que la reunión se celebre durante una crisis sanitaria global, regional o local, el Gobierno del Uruguay pondrá en marcha un conjunto de protocolos de salud para garantizar la seguridad de los participantes y del personal de los equipos organizadores. Dichos protocolos deberán estar en consonancia con las directrices sanitarias más recientes de la UNESCO y del país anfitrión, y podrán ser revisados en cualquier momento si fuera necesario.
El Gobierno elaborará directrices para la organización práctica de la reunión y de cualquier evento relacionado, teniendo en cuenta conceptos como densidad de público, flujos de asistentes, espacio y volumen de la sede, así como pautas específicas para servicios de catering.
Asimismo, se deberán aplicar medidas preventivas y de protección para reducir el riesgo de propagación en las sedes oficiales del evento: hoteles, instalaciones de reunión (incluidas cabinas de interpretación y oficinas), sitios culturales, etc. Los vehículos de transporte asignados al evento también estarán sujetos a estos procedimientos.
El país anfitrión será responsable de informar y, si fuera necesario, recordar a los participantes, organizadores y profesionales involucrados (artistas, expositores, técnicos, proveedores de servicios, voluntarios, etc.) las medidas adoptadas, y de garantizar que las mismas sean respetadas en todo momento.
El Gobierno proporcionará un equipo médico especializado para atender a participantes o personal que haya estado en contacto con personas en riesgo o que hayan desarrollado síntomas.
VI. MEDIDAS AMBIENTALES
El Gobierno del Uruguay se compromete a tener en cuenta consideraciones ambientales en todas las etapas de planificación, organización y desarrollo de la reunión, a fin de minimizar su impacto ambiental, de conformidad con la Política de Sostenibilidad y Gestión Ambiental de la UNESCO.
En la provisión de espacios, instalaciones, servicios y suministros, el Gobierno procurará evitar y reducir, en la medida de lo posible, las emisiones de gases de efecto invernadero asociadas al evento, calculará las emisiones restantes y las compensará con el fin de alcanzar la neutralidad climática.
A tal efecto, el Gobierno presentará a la UNESCO un plan de acción detallado con medidas de eficiencia en el uso de recursos para minimizar el consumo de energía y agua, así como la generación de residuos. El Gobierno implementará, entre otras medidas, un sistema de gestión ambiental reconocido internacionalmente (por ejemplo, ISO 20121) para planificar, coordinar y reportar los aspectos de sostenibilidad de la reunión, asegurando además su evaluación.
Todos los recursos, servicios e instalaciones necesarios para garantizar una reunión sostenible y climáticamente neutra se incluirán en la planificación financiera del evento y serán provistos por el Gobierno del Uruguay.
VII. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD
El Gobierno del Uruguay se compromete a incorporar consideraciones de privacidad desde el diseño y privacidad por defecto en todas las fases de planificación, organización e implementación de la reunión, a fin de minimizar los riesgos asociados al tratamiento de datos personales, de conformidad con los principios de la UNESCO sobre la protección de datos personales y la privacidad y sus normas aplicables.
En este sentido, el Gobierno llevará a cabo una evaluación de impacto en privacidad para demostrar la aplicación de los Principios, de modo que los titulares de los datos mantengan el control sobre su información personal. El Gobierno informará sobre los aspectos de protección de datos de la reunión, incluyendo las salvaguardias técnicas y administrativas contra la destrucción accidental o ilícita, pérdida, alteración, divulgación no autorizada o acceso indebido a datos personales, y se asegurará de que dichas medidas sean evaluadas.
VIII. DAÑOS Y ACCIDENTES
Mientras los locales reservados para la reunión se encuentren a disposición de la UNESCO, el Gobierno del Uruguay asumirá el riesgo de daños a las instalaciones, equipos y mobiliario, y asumirá plena responsabilidad por cualquier accidente que sufran las personas asistentes.
Sin embargo, el Gobierno no será responsable de los daños ocasionados por negligencia grave o conducta dolosa de los participantes. El Gobierno adoptará todas las medidas necesarias para garantizar la protección de los locales, equipos, mobiliario y personas contra riesgos, en particular incendios. Podrá reclamar indemnización a la UNESCO por los daños causados a personas o bienes por culpa del personal o agentes de la Organización.
IX. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
Toda controversia relativa a la interpretación o ejecución del presente Acuerdo será resuelta mediante negociación o por cualquier otro procedimiento que las partes acuerden.
por |
por |
la Organización de las Naciones Unidas |
Ministerio de Educación y Cultura de la |
para la Educación, la Ciencia y la Cultura |
República Oriental del Uruguay |
|
|
Firmin Edouard Matoko |
José Carlos Mahía Freire |
Subdirector General para |
Ministro |
África Prioritaria y Relaciones Externas |
|
Anexo
MODELO DE DECLARACIÓN DE REQUISITOS
Acuerdo entre la República Oriental del Uruguay (el Gobierno/país anfitrión) y la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) relativo al Seminario Regional para América Latina y el Caribe sobre el fortalecimiento de las competencias en inteligencia artificial de docentes y estudiantes, a celebrarse en Montevideo los días 11 y 12 de diciembre de 2025.
1. BASE PARA LA EVALUACIÓN
1.1 Lugar de la reunión: Montevideo, Uruguay. Sede por confirmar.
1.2 Fechas: 11 y 12 de diciembre de 2025.
1.3 Duración: dos días.
1.4 Formato de la reunión: presencial con posibilidad de participación
remota.
1.5 Número aproximado de participantes: 100 participantes presenciales,
incluidos representantes de los Ministerios de Educación y de los
organismos gubernamentales pertinentes, representantes de las
Oficinas de Campo de la UNESCO, de la Sede y de sus Institutos,
representantes de otros socios regionales, así como expertos
internacionales en el ámbito de las TIC y la IA en la educación
(incluyendo participantes clave, representantes, observadores y
miembros de la Secretaría).
1.6 Idiomas de trabajo: inglés y español.
1.7 Organización de los trabajos: el seminario se estructurará en torno
a dos sesiones plenarias cada día durante dos días y una sesión de
grupo de trabajo por jornada.
1.8 Grabación en audio o video: la grabación en audio y video se
realizará en inglés y español durante los dos días del seminario
(las grabaciones permanecerán como propiedad de la UNESCO).
1.10 Documentos a elaborar:
* Antes de la reunión: nota conceptual y programa del evento de dos
días en inglés y español.
* Durante la reunión: presentaciones, directrices para oradores y
moderadores en inglés y español.
* Después de la reunión: informe final, si fuera posible, y artículo
para boletín informativo.
2. RESPONSABILIDADES DE UNESCO
2.1 Realizar los arreglos previos y cooperar técnicamente con las
autoridades del país anfitrión.
2.2 Proponer el programa de la reunión, que deberá desarrollarse en
cooperación con las autoridades del país anfitrión.
2.3 Proponer oradores para la reunión, en estrecha consulta con las
autoridades del país anfitrión.
2.4 Preparar y traducir las invitaciones y enviarlas a los
participantes.
2.5 En consulta con las autoridades del país anfitrión, preparar,
traducir y enviar electrónicamente los documentos de trabajo e
información de la reunión.
2.6 Establecer contactos con instituciones públicas y privadas para la
movilización de recursos destinados a las actividades relacionadas
con la reunión, en cooperación con las autoridades del país
anfitrión.
2.7 Establecer contactos con otros organismos de las Naciones Unidas.
2.8 Crear y mantener en el portal de Internet de la UNESCO una página
web dedicada a la reunión en dos idiomas.
2.9 Apoyar las actividades del relator y del grupo de redacción de la
reunión.
2.10 Redactar y traducir el informe final de la reunión, enviarlo a los
participantes invitados y difundirlo electrónicamente a los demás
participantes.
2.11 Proporcionar una lista de los Estados Miembros y Miembros Asociados
para la preparación de los letreros identificatorios.
2.12 Contribución en especie del personal: asesoramiento en cuestiones
programáticas, técnicas y logísticas.
2.13 Proponer medidas específicas para mejorar el desempeño ambiental de
la reunión en su planificación, organización y ejecución, y apoyar
al Gobierno del Uruguay en su implementación, de conformidad con la
Política de Sostenibilidad y Gestión Ambiental de la UNESCO y las
Directrices para Reuniones Verdes de la UNESCO.
2.14 Compensar las emisiones de gases de efecto invernadero derivadas de
los viajes del personal de la UNESCO y de los participantes cuyos
costos de viaje sean financiados por la UNESCO, como parte del
impuesto interno al carbono sobre viajes aéreos; asimismo, fomentar
que los participantes financiados y autofinanciados utilicen medios
de transporte sostenibles.
2.15 Comunicar a los participantes los objetivos y acciones ambientales
de la reunión y hacerlos visibles en los documentos oficiales.
3. RESPONSABILIDADES DEL PAÍS ANFITRIÓN
3.1 Preparación de los contenidos
(a) Contribuir activamente a la elaboración del programa de la reunión;
(b) Asistir en la selección de expertos internacionales para los grupos
de trabajo y, posteriormente, de los ponentes principales;
(c) Contribuir al desarrollo del contenido del sitio web de la reunión.
3.2 Seguridad
El Gobierno del Uruguay proporcionará, a su cargo, todo el
equipamiento y el personal de seguridad necesarios. Asimismo,
garantizará la protección indispensable para la seguridad de las
personalidades de alto nivel y dignatarios durante su estancia en el
país.
(a) Definición de medidas mínimas de seguridad:
Las disposiciones policiales y de seguridad provistas por el Gobierno
del Uruguay deberán ajustarse a las normas del Sistema de Gestión de
la Seguridad de las Naciones Unidas (UNSMS) y basarse en una
evaluación de amenazas, ya sea terrorismo, delincuencia común o
disturbios públicos.
En lo que respecta al perímetro restringido del lugar de la reunión,
el nivel mínimo de organización deberá permitir:
- una verificación efectiva de las acreditaciones de peatones, detección
de objetos metálicos y control por rayos X del equipaje;
- una verificación efectiva de identidades y/o acreditaciones de todo el
personal en el lugar, incluidos proveedores externos (agentes de
seguridad, repartidores, etc.);
- considerar la distancia entre las instalaciones del evento y el
estacionamiento o la vía pública;
- proporcionar números de emergencia dedicados y prioritarios con
coordinación de las fuerzas internas.
En cuanto al perímetro exterior al lugar de la reunión, las medidas
deberán garantizar una presencia policial adecuada para disuadir,
detectar y prevenir actos hostiles.
3.3 Visados y aduanas
El Gobierno del Uruguay facilitará la tramitación y expedición
gratuita de visados para los participantes, la Secretaría de la UNESCO
y los intérpretes, así como la liberación de documentos y materiales
de trabajo necesarios para la reunión (incluyendo exposiciones, si
correspondiera).
3.4 Eco-responsabilidad
El Gobierno del Uruguay garantizará que las consideraciones de
sostenibilidad ambiental se integren de manera ambiciosa y visible en
todas las fases de la planificación y organización de la reunión.
Entre otras medidas, propondrá hoteles, proveedores, servicios de
catering y modos de transporte sostenibles, así como medidas de
eficiencia en el uso de recursos.
Esto incluye, pero no se limita a lo siguiente:
3.4.1. Lugar de la reunión
El país anfitrión proporcionará información sobre sedes y alojamientos
con una mínima huella ambiental, preferiblemente eco-certificados y/o
con un sistema de gestión ambiental en funcionamiento, incluyendo:
* fácil acceso desde el centro de la ciudad/aeropuerto y entre sede y
alojamiento (preferiblemente en transporte público, bicicleta o a
pie);
* medidas de ahorro de energía y agua implementadas;
* uso de fuentes de energía renovable;
* sistema de clasificación y reciclaje de residuos, así como medidas de
reducción de desechos;
* política de compras y subcontrataciones eco-responsables (ejemplo:
productos de limpieza ecológicos o con etiqueta ambiental).
3.4.2. Documentos y materiales de comunicación
El país anfitrión garantizará que:
(a) todos los documentos de trabajo se compartan en formato electrónico
(última versión) a través del sitio web de la reunión o una
aplicación dedicada;
(b) se evite, en lo posible, el uso de documentos impresos y folletos;
la impresión se limitará a casos excepcionales, para fomentar
reuniones "inteligentes sin papel";
(c) si la impresión fuera absolutamente necesaria, se realizará
únicamente en papel reciclado, sin cloro, no blanqueado y
certificado por FSC, utilizando tinta vegetal en lugar de tinta a
base de petróleo;
(d) las acreditaciones y placas con nombres sean reciclables y
recolectadas al finalizar la reunión;
(e) se desincentive la distribución de obsequios promocionales y todo
material de comunicación provenga de fuentes sostenibles;
(f) las medidas ambientales implementadas se comuniquen a los
participantes (por ejemplo, mediante señalética específica o guías
prácticas), con el fin de sensibilizarlos y fomentar buenas
prácticas.
3.4.3. Residuos
El país anfitrión garantizará que la generación de residuos durante la
reunión se reduzca al mínimo, asegurando que:
(a) no se utilicen plásticos de un solo uso durante el evento;
(b) se disponga de un sistema de reciclaje, al menos, para papel y
plástico;
(c) en caso de no existir tratamiento local de residuos, se contrate a
un socio externo para la recolección y reciclaje;
(d) los contenedores de reciclaje estén claramente identificados y
disponibles en toda la sede del evento.
3.4.4. Alimentación y catering
El país anfitrión garantizará que:
(a) todo el menaje (cubiertos, platos, vasos) sea reutilizable;
(b) se disponga de fuentes de agua o jarras en la sede, evitando
botellas plásticas de un solo uso;
(c) se priorice el uso de productos locales, de temporada, orgánicos y
de comercio justo;
(d) el proveedor sea informado con antelación del número exacto de
participantes y sus restricciones alimentarias;
(e) el menú incluya al menos una opción principal vegetariana/vegana en
cada comida.
3.4.5. Transporte
El país anfitrión:
(a) proporcionará, en la medida de lo posible, medios de transporte no
motorizados, públicos o eléctricos para los traslados entre hoteles,
sede y aeropuerto;
(b) ofrecerá información y, de ser posible, descuentos para el
transporte público.
3.4.6. Eficiencia en el uso de los recursos
El Gobierno asegurará que se implementen medidas específicas en toda
la reunión, tanto en la sede como en los alojamientos, para limitar el
consumo de energía y agua y la generación de residuos, tales como:
(a) regular la temperatura de forma eficiente (ejemplo: no enfriar por
debajo de 26°C ni calentar por encima de 19°C);
(b) privilegiar la iluminación natural;
(c) apagar luces y dispositivos electrónicos cuando no estén en uso;
(d) utilizar materiales y diseños reutilizables y de origen sostenible.
3.4.7. Neutralidad climática e informes ambientales
El Gobierno, en la medida de lo posible, medirá el impacto ambiental
de la reunión en cuanto a sede, alojamiento y transporte local, y
proporcionará a la UNESCO información detallada sobre el uso de agua,
electricidad y energía, generación de residuos, uso de papel,
emisiones de gases de efecto invernadero. Las emisiones, incluidas las
de los viajes de los participantes autofinanciados, se compensarán
mediante la compra de reducciones certificadas de emisiones (CERs)
para garantizar la neutralidad climática del evento.
3.5 Accesibilidad
El Gobierno de la República Oriental del Uruguay se compromete a tener
en cuenta las necesidades de los participantes con discapacidad en
todas las etapas de la planificación, organización, implementación y
evaluación de la reunión, con el fin de garantizar la accesibilidad de
todos los participantes a todos los aspectos del encuentro, de
conformidad con la Convención de las Naciones Unidas sobre los
Derechos de las Personas con Discapacidad (CDPD) y guiado por el marco
operativo de la Estrategia de Inclusión de la Discapacidad de las
Naciones Unidas (UNDIS).
La manera en que se llevan a cabo los eventos de la UNESCO establece
estándares visibles de inclusión y accesibilidad para las personas con
todo tipo de discapacidades.
En particular, el país anfitrión garantizará que todos los lugares
oficiales de reunión, incluidos los espacios de conferencia, áreas de
comedor y servicios sanitarios, así como los alojamientos hoteleros y
los vehículos de transporte utilizados para el evento, sean plenamente
accesibles para participantes con diversos tipos de discapacidad, como
movilidad reducida, discapacidades visuales, auditivas y cognitivas.
Se integrarán características de accesibilidad en todo el recinto para
facilitar el acceso de todos los asistentes, incluyendo aquellos en
sillas de ruedas.
Asimismo, el país anfitrión proporcionará interpretación en lengua de
señas en inglés y español para los participantes con discapacidad
auditiva. En todos los casos, el país anfitrión asegurará que se
ofrezca un servicio apropiado para cualquier participante con
discapacidad, incluyendo personas con discapacidad visual,
garantizando señalización clara y guías táctiles para facilitar la
participación en todas las actividades del evento.
Los servicios en línea de apoyo a las reuniones deberán ofrecer a los
participantes diversas formas de participación y comunicación. Entre
los servicios que mejoran la accesibilidad se incluyen, entre otros:
subtitulado, impresión en braille bajo demanda, bucles de inducción,
interpretación en lengua de señas, materiales en lectura fácil y en
lenguaje claro. El organizador utilizará asimismo buenas prácticas en
el desarrollo del sitio web del evento y de todas las plataformas
digitales asociadas, incluidas las herramientas de inscripción en
línea, asegurando el cumplimiento de las Directrices de Accesibilidad
para el Contenido Web (WCAG) 2.2 o la versión más reciente publicada.
Estas normas deberán aplicarse a todos los contenidos digitales para
garantizar su accesibilidad a todos los usuarios, incluidas las
personas con discapacidades visuales, auditivas, motoras y
cognitivas.
Las instalaciones deberán cumplir con los más altos estándares de
accesibilidad, incorporando principios de diseño universal y
proporcionando ajustes razonables para las personas con discapacidad.
Los planes de emergencia y evacuación incluirán disposiciones
específicas para asistir a personas con discapacidad. Estos planes
asegurarán que todos los participantes, independientemente de sus
capacidades, puedan evacuar de manera segura en caso de emergencia.
Los procedimientos deberán comunicarse a todo el personal y
voluntariado, y se realizarán simulacros periódicos para garantizar el
nivel de preparación.
El personal y los voluntarios implicados en el evento recibirán al
menos una formación básica en sensibilización sobre discapacidad y
prácticas inclusivas, a fin de garantizar que estén plenamente
capacitados para asistir eficazmente a los participantes con
discapacidad. Esta formación cubrirá técnicas esenciales para el uso
de tecnologías de apoyo, estrategias de comunicación efectiva y
métodos adecuados de asistencia para mejorar la accesibilidad y
participación de todos los asistentes.
El Gobierno del Uruguay designará a un responsable de accesibilidad al
menos un mes antes del evento. Esta persona velará por el cumplimiento
de todas las normas de accesibilidad y actuará como punto de contacto
principal para los participantes en lo relativo a preocupaciones o
solicitudes de ajustes razonables. Todas las solicitudes de ajustes
deberán realizarse por correo electrónico, a través de la herramienta
de inscripción del evento, mediante un formulario en el sitio web del
encuentro o por vía telefónica.
3.6 Registro y acreditación de participantes
Cuando así se acuerde con la UNESCO, el Gobierno del Uruguay podrá
responsabilizarse de la preinscripción de todos los participantes,
mediante el establecimiento de una plataforma en línea dedicada,
diseñada conforme a los criterios de la UNESCO, y de la emisión de las
acreditaciones correspondientes. En este caso, será responsable de
preparar la lista oficial de participantes y actualizarla
periódicamente, conforme a los criterios de la UNESCO.
Con base en la lista oficial de participantes, el país anfitrión
elaborará, en consulta con la UNESCO, las acreditaciones de acceso a
la reunión, teniendo en cuenta los criterios ambientales.
3.7 Protección de datos personales y privacidad
El Gobierno del Uruguay se compromete a considerar los principios de
privacidad desde el diseño y privacidad por defecto en todas las
etapas de planificación, organización e implementación de la reunión,
a fin de minimizar los riesgos asociados al tratamiento de datos
personales, de conformidad con los Principios de la UNESCO sobre
Protección de Datos Personales y Privacidad y sus normas y reglamentos
aplicables.
En este sentido, el Gobierno llevará a cabo una evaluación de impacto
en materia de privacidad para demostrar la aplicación de los
Principios, garantizando que los titulares de los datos conserven el
control sobre su información personal. El Gobierno informará sobre los
aspectos de protección de datos de la reunión, incluidas las medidas
técnicas y administrativas contra la destrucción accidental o ilícita,
la pérdida, la alteración, la divulgación no autorizada o el acceso
indebido a los datos personales, asegurando que tales medidas sean
evaluadas.
El país anfitrión garantizará que los datos personales sean tratados
de manera justa y transparente, en conformidad con los Principios de
la UNESCO, sobre la protección de datos personales y la privacidad. En
el caso de reuniones, ello implica proporcionar a los inscritos
información clara sobre: (I) qué datos personales se recopilan; (II)
quién los recopila; (III) con quién podrían compartirse; (IV) para qué
se utilizarán; (V) cuánto tiempo se conservarán; y (VI) a quién
contactar en caso de dudas sobre su tratamiento. Esta información
deberá brindarse mediante un aviso de privacidad antes de completar la
inscripción. Los datos personales recopilados durante el registro
deberán mantenerse seguros y utilizarse únicamente para los fines
informados en dicho aviso. Los inscritos deberán contar siempre con la
opción de consentir usos secundarios, como inclusión en una lista
compartida de participantes, recepción de actualizaciones posteriores
al evento u otros contenidos vinculados a la temática del encuentro
(ejemplo: boletín informativo).
3.8 Resumen de equipamiento y suministros (Se indican ejemplos,
especificar cantidades según corresponda):
* Conexión WIFI gratuita disponible en la sede de la reunión.
* Tomas de corriente en todas las áreas para cargar teléfonos y
portátiles, así como alargadores y adaptadores.
* Pizarras.
* Pantallas para la visualización del programa y otros anuncios.
* Computadoras con sistemas operativos Windows y Office.
* Impresoras láser y escáneres.
* Fotocopiadoras de alta velocidad.
* Teléfonos móviles para uso interno de la Secretaría de la UNESCO.
* Líneas telefónicas internacionales.
* Papel 100% reciclado y de origen sostenible para fotocopias y
suministros de oficina.
* Fuentes de agua o jarras con vasos reutilizables o reciclables en
todos los espacios.
* Contenedores de clasificación selectiva en todas las áreas.
* Bolsas y credenciales de reunión reutilizables/reciclables para
participantes, en consulta con la UNESCO.
3.9 Visibilidad y marca de la reunión
El Gobierno del Uruguay garantizará la visibilidad de la reunión ante
los participantes, mediante materiales de comunicación apropiados
(sitio web, redes sociales, pancartas, señalética, acreditaciones y
productos derivados del encuentro) expuestos y distribuidos en esa
ocasión. Los materiales de comunicación serán producidos por el país
anfitrión en coordinación con la UNESCO, de conformidad con las normas
gráficas y de identidad visual de la Organización, y en cumplimiento
con los criterios ambientales (véase 3.4.2), llevando el título del
encuentro, el logotipo de la UNESCO y el emblema del país anfitrión.
La naturaleza de la cooperación con la UNESCO (coorganización) deberá
figurar claramente en todo el material. El país anfitrión garantizará
que, en dichos materiales, tanto dentro como fuera de las sedes
oficiales, no figure visibilidad alguna de socios o patrocinadores no
oficiales del evento.
Los lugares de exhibición incluyen las salas y espacios oficiales de
la reunión, así como todos los sitios y medios, tanto en línea como
fuera de línea, donde se difundan elementos de comunicación relativos
al evento (sitio web, redes sociales, aeropuertos, transportes,
alojamientos, espacios de la ciudad sede).
La bandera de las Naciones Unidas y la bandera del país anfitrión
deberán izarse en el exterior de la sede principal de la reunión
durante toda su duración.
Cualquier material de comunicación del evento (invitaciones,
comunicados de prensa, programas, folletos, productos promocionales,
etc.) que lleve el nombre, sigla o logotipo de la UNESCO, así como la
identidad visual del encuentro, deberá contar con aprobación previa de
la UNESCO. Para facilitar la interacción y producción de contenidos,
la UNESCO proporcionará guías visuales y manuales gráficos.
3.10 Alojamiento y transporte
El Gobierno del Uruguay facilitará un listado de alojamientos
hoteleros respetuosos con el medio ambiente, en distintas categorías y
rangos de precios. El personal de la UNESCO y los intérpretes se
alojarán en el hotel sede de la reunión.
El país anfitrión proporcionará transporte de recogida y traslado
desde y hacia aeropuertos y estaciones de tren para los participantes,
así como autobuses lanzadera -preferentemente eléctricos- entre
hoteles y la sede de la reunión, o facilitará el uso de transporte
público o bicicletas de autoservicio, respetando los criterios
ambientales señalados en el punto 3.4.5.
3.11 Alimentación y refrigerios
En la sede deberán ofrecerse restaurantes y bares de comida rápida con
tarifas negociadas y que cumplan los criterios ambientales definidos
en el punto.
El país anfitrión dispondrá de refrigerios y tentempiés para el grupo
de la reunión, el grupo de redacción y el personal local que trabaje
fuera del horario habitual (primeras horas de la mañana o
tarde-noche).
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