(Disposición transitoria).- El presente decreto entrará en vigencia el 1.o de enero de 1979. A los efectos de las calificaciones
correspondientes al Ejercicio 1978, se prorrogarán las de 1977.- MENDEZ.-
FERNANDO BAYARDO BENGOA.- GENERAL HUGO LINARES BRUM.- ARMANDO CHIARINO
AGUIRRE.
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MANUAL DE CALIFICACIONES DEL MINISTERIO DE JUSTICIA
I - OBJETO
El presente Manual tiene por objeto instrumentar el proceso de calificaciones de los funcionarios del Ministerio de Justicia a fin de facilitar la ejecución de los conceptos y principios básicos enunciados
en el Reglamento respectivo.
Fundamentalmente, las calificaciones procurarán medir periódicamente
el desempeño de los funcionarios en sus cargos. En tal sentido, conviene
sentar algunas consideraciones así como los objetivos prioritarios del sistema de calificaciones:
a) La calificación se utilizará básicamente como antecedente para los
ascensos de los funcionarios. Sin perjuicio de ello, la información
recogida en el proceso de calificación también servirá para lograr
mejores decisiones en aspectos de selección y adiestramiento de
personal, remuneraciones, disciplina, renovación de contratos, etc.;
b) Es evidente que la tarea del calificador, constituye una obligación
continua, la cual, durante el proceso de calificación, está
orientada, en su cumplimiento, a lograr específicamente lo siguiente:
Ayudar a la Administración en general en el mejoramiento de la
fijación de objetivos de trabajo (cuantitativos y cualitativos) por
repartición, departamento, sección, etc., hasta las unidades primarias,
vale decir los cargos.
Utilizar el proceso de calificaciones en forma dinámica y eficaz,
permitiendo una comunicación más frecuente y productiva con el
subordinado, acerca de su desempeño en el trabajo, constituyendo de esta
manera un excelente mecanismo de motivación.
Influir constantemente en el mejoramiento de su propia responsabilidad
y habilidad como supervisor, contribuyendo a su mejor productividad y al
incremento de la calidad de la función "dirección de personal" de la
organización.
2 - NORMAS BASICAS A SER CONSIDERADAS
La importancia de la calificación, tanto en sus aspectos administrativos, técnicos como motivaciones, hace necesario que durante
el proceso de evaluación del desempeño del funcionario, el calificador
ejecute un trabajo serio y responsable, de acuerdo a los objetivos del
sistema, para lo cual es conveniente que tome en cuenta las siguientes
normas generales:
a) Comunicar permanentemente al funcionario los efectos positivos y
negativos de su desempeño;
b) Evitar el "efecto halo" o sea calificar en general al funcionario por
la característica más sobresaliente o más negativa. De esta manera el
calificador en forma conciente y racional, debe evitar la influencia
de este error;
c) Evitar el "error constante" o sea calificar a los funcionarios con un
criterio rígido que no permita establecer diferencias normales de
evaluación en el desempeño de los mismos.
3 - INFORMES ANUALES
Los funcionarios autorizados por el presente reglamento a calificar la
actuación de sus subordinados, confeccionarán un informe anual de la
actuación de cada uno de ellos.
Dicho informe se efectuará en la hoja de actuación personal que se
llenará de acuerdo a las siguientes pautas:
En la hoja de actuación personal se detallan doce factores representativos de los distintos cargos que integran el Inciso 15;
asimismo se determina una escala de puntaje que corresponden a los
distintos grados o sea la intensidad con que el factor se presente en
cada uno de los funcionarios.
Se incluye asimismo la distribución porcentual normal en que esos
factores se presentan en un grupo de funcionarios.
La tarea del calificador consiste en:
Seleccionar los factores que corresponde utilizar de acuerdo a las
características del cargo.
Definir el grado con que se presenta ese factor en el funcionario a
calificar.
Dentro de ese grado definir el puntaje que le corresponda; para ello
deberá marcar con una cruz en el espacio reservado al efecto, acto
seguido deberá marcar con cifras dicho puntaje en el recuadro de puntaje
reservado para el jefe.
Firmar el informe de calificación.
El jefe al calificar el grupo de trabajo subordinado debe tener
presente la distribución porcentual normal, tratando de que sus
calificaciones se aproximen a dicha distribución.
Cuando se califique al funcionario en cualquiera de los factores en
los grados "poco satisfactorio" (puntaje 0 a 4) y "Excepcional" (puntaje
9 a 10) el Jefe Calificador deberá fundamentarlo expresamente en el
espacio reservado al efecto.
4 - TRIBUNAL DE CALIFICACIONES
El tribunal se constituirá previa convocatoria del Presidente del
mismo y tendrá decisiones por mayoría de votos.
El Tribunal formulará la calificación de los funcionarios mediante la
asignación de puntaje, ajustándose a lo establecido en el artículo 10 del
Reglamento.
A esos efectos deberá determinar, para cada funcionario en el
formulario incluido en el Anexo N.o 1 (hoja de actuación personal) el
puntaje definitivo correspondiente a cada factor, teniendo en cuenta el
informe del supervisor registrado en el formulario.
Para determinar el puntaje final de calificación totalizará los
puntajes de los distintos factores.
Por último y con el objeto de controlar la calificación por grupos funcionales de personal se confeccionará un ordenamiento general de
éstos, utilizándose al efecto el formulario de Anexo N.o 2.
La labor del Tribunal deberá estar concluida el 30 de abril de cada
año.
El puntaje de calificación del Tribunal quedará documentado en el
casillero que al efecto, prevé el formulario del Anexo N.o 1 y deberá ser
firmado por todos sus miembros.
Todas las actuaciones a que se refiere el presente Manual, se
realizará en duplicado, debiéndose remitir los duplicados una vez
finalizada la labor del Tribunal de Calificaciones a la Asesoría de
Racionalización Administrativa y Recursos Humanos del Ministerio de
Justicia donde se procederá al estudio respectivo.