Visto: la resolución de 29 de agosto de 1927, artículo 19 inciso E)
que comete a la Inspección General de Hacienda la rúbrica de todos los
libros de contabilidad, inventarios, actas y asistencias de las oficinas
dependientes del Poder Ejecutivo y lo establecido en el artículo 75 del
Proyecto de Ley de Contabilidad y Administración Financiera anexo al
decreto 104/968, de 6 de febrero de 1968.
Considerando: la evolución de las técnicas de registración y la
conveniencia de efectuar cambios acorde con dichas técnicas, en cuanto se
refiere a procesamiento, manejo y registro de información.
Atento: a lo informado por la Inspección General de Hacienda, la
Contaduría General de la Nación y la Asesoría Jurídica del Ministerio de
Economía y Finanzas,
El Presidente de la República, actuando en Consejo de Ministros
DECRETA:
Las Unidades Ejecutoras comprendidas en los Incisos 1 al 26 del
Presupuesto Nacional, podrán utilizar como registros contables los
siguientes sistemas en lugar de los libros de contabilidad (artículo 75
del decreto 104/968, de 6 de febrero de 1968).
A) Microfilmación de registros;
B) Registros producidos por ordenadores;
Estos registros se integrarán con planillas que deberán cumplir las
siguientes características:
a) En las planillas se registrarán todas las operaciones en estricto
orden cronológico;
b) Las planillas tendrán preimpreso su número correlativo. En el caso de
no utilizarse siguiendo la secuencia de los mismos, se dejará expresa
constancia;
c) Cada planilla llevará las firmas del Contador de la Unidad
Ejecutora -o del funcionario en quien delegue bajo su responsabilidad
o lo sustituya en caso de ausencia- del funcionario encargado de la
registración y de su supervisor inmediato;
d) Al comienzo de la secuencia numérico cronológica se agregará una
carátula que contendrá:
Nombre del Inciso
Nombre de la Unidad Ejecutora
Registro (Explicación del tipo de registro: movimiento de Caja,
Diario General, etc.)
Nombre y Apellidos del Contador Responsable de la Unidad Ejecutora
Firma - Documento de Identidad - Fecha
Nombre y Apellidos del funcionario responsable de la registración y
cargo que ocupa
Firma - Documento de Identidad - Fecha
Nombre y Apellidos del Director de la Unidad Ejecutora
Firma - Documento de Identidad - Fecha
Intervención de la Inspección General de Hacienda Nº ....
Firma - Fecha
e) La secuencia cronológica comprenderá el lapso de un Ejercicio, u otro
que autorice en cada situación la Inspección General de Hacienda;
f) Para solicitar a la Inspección General de Hacienda la intervención de
la carátula inicial, se adjuntará al petitorio la fórmula mencionada
en literal d) por duplicado y en las subsiguientes además, la
reproducción del acta de cierre de la secuencia anterior, prevista en
el artículo 6º del decreto 253/976, de 6 de mayo de 1976.
El original será devuelto intervenido por la Inspección General de
Hacienda y el duplicado pasará a integrar un fichero ordenado por Inciso y
Unidad Ejecutora en ese organismo de contralor.
En el caso de subrogación transitoria o definitiva, de algunos de los
funcionarios cuyos datos figuran en la carátula de la Unidad Ejecutora se
comunicará a la Inspección General de Hacienda aportando los mismos los
datos de la carátula vigente (se mantendrá el mismo número de
intervención).
Estos registros serán microfilmados de acuerdo a lo previsto por el
artículo 688 de la ley 14.106, de 14 de marzo de 1973 y decreto 253/976,
de 6 de mayo de 1976.
En cada rollo o microficha de una misma secuencia, a continuación del
acta de apertura que dispone el artículo 6º del decreto 253/976, de 6 de
mayo de 1976, se incluirá la carátula visada por la Inspección General de
Hacienda.
Los registros elaborados por Ordenadores deberán dar cumplimiento a los
siguientes requisitos:
a) Cada folio producido por el ordenador llevará numeración correlativa;
b) En el cabezal de cada folio figurarán los siguientes datos aparte de
los específicamente requeridos para cada proceso:
-Inciso
- Unidad Ejecutora
- Nombre de la Instalación
- Sistema que lo produjo
- Programa
- Fecha
- Número de Intervención de la Inspección General de Hacienda
- Período a que corresponda
- Hoja número
c) El último folio (al término del listado u hoja resumen) de cada
emisión será firmado por el Contador de la Unidad Ejecutora -o del
funcionario en quien delegue bajo su responsabilidad o lo sustituya
en caso de ausencias- del funcionario encargado de la registración y
de su supervisor inmediato;
d) Los registros serán encuadernados formando libros de una aplicación
común (Caja, Cuentas Corrientes, Diarios, etc.).
Los libros abarcarán el lapso de un ejercicio financiero u otro que
autorice en cada situación la Inspección General de Hacienda. Se
confeccionarán tantos tomos como sean necesarios.
La encuadernación de los registros podrá ser complementada y
sustituida por su microfilmación de acuerdo a lo establecido para el
sistema A) "Sistema de microfilmación de registros";
e) Al comienzo de cada libro -encuadernado o microfilmado- se agregará
la siguiente carátula, que será previamente visada por la Inspección
General de Hacienda:
- Inciso (número y nombre)
- Unidad Ejecutora (nombre)
- Registros (Explicación del tipo de registro de que se trata:
Movimientos de Caja, Diario, etc.)
- Nombre y Apellidos del Contador responsable de la Unidad
Ejecutora
- Firma - Documento de Identidad - Fecha
- Nombre y Apellidos del funcionario responsable de las
operaciones registradas
- Firma - Documento de Identidad - Fecha
- Nombre y Apellidos del Director de la Unidad Ejecutora
- Firma - Documento de Identidad - Fecha
- Intervención de la Inspección General de Hacienda Nº ... Fecha,
Firma
f) Para visar la carátula se presentará petitorio ante la Inspección
General de Hacienda acompañando la carátula en duplicado. El original
será devuelto intervenido por la Inspección General de Hacienda y el
duplicado pasará a integrar un archivo ordenado por Inciso y Unidad
Ejecutora en ese organismo de contralor.
En la solicitud se dejará constancia del período que abarcará el
Libro.
ALVAREZ - YAMANDU TRINIDAD - ESTANISLAO VALDES OTERO - VALENTIN ARISMENDI - JUSTO M. ALONSO - RAQUEL LOMBARDO DE DE BETOLAZA - EDUARDO J. SAMPSON - FRANCISCO D. TOURREILLES - CARLOS A. MAESO - LUIS A. GIVOGRE - CARLOS MATTOS MOGLIA - JULIO CESAR ESPINOLA