Definiciones:
Archivo Administrativo: Todo archivo que reúne los documentos que
corresponden a cualesquiera de las tres primeras etapas de su ciclo vital
(archivo de gestión, archivo central, archivo intermedio). (Diccionario de
Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Archivo de Gestión: Dentro del ciclo vital de los documentos, es el
archivo de la oficina que reúne su documentación en trámite o sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas. En
virtud de la normativa vigente, con carácter general y salvo excepciones,
no pueden custodiar documentos que superen los cinco años de antigüedad.
(Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de
Archivos)
Archivo Histórico: Dentro del ciclo vital de los documentos, es aquél al
que se ha de transferir desde el archivo intermedio la documentación que
deba conservarse permanentemente, por no haber sido objeto de dictamen de
eliminación por parte de la Comisión Superior Calificadora de documentos
Administrativos. También puede conservar documentos históricos recibidos
por donación, depósito, adquisición, etc. (Diccionario de Terminología
Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Archivos Privados: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o
recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o
jurídicas en el transcurso de actividades no regidas por el derecho
público. (Diccionario de Terminología Archivística del Consejo
Internacional de Archivos)
Archivos Públicos: Conjunto orgánico de documentos producidos y/o
recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o
jurídicas en el transcurso de actividades administrativas regidas por el
derecho público. Desde el punto de vista de la consulta es aquél cuyos
fondos son accesibles de acuerdo con la reglamentación establecida.
(Diccionario de Terminología Archivística del Consejo Internacional de
Archivos)
Archivólogo: Profesional de nivel superior universitario, que tiene la
responsabilidad de salvaguardar el patrimonio documental de las
instituciones a las que sirve, a través de la definición de políticas
institucionales y nacionales, en cumplimiento de las normas legales y el
derecho de acceso a la información por parte de los ciudadanos, y
desarrollar un marco jurídico que lo respalde.
A partir del diagnóstico de las necesidades informacionales y mediante la
aplicación de metodologías, procedimientos y técnicas de recuperación
documental, en ámbitos reales y virtuales, se ocupan, ya sea en forma
autónoma o integrando equipos multidisciplinarios, de la planificación,
gestión y desarrollo de servicios archivísticos insertos en entornos
institucionales. (Documento interno de la Asamblea del Claustro de la
Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines de la
Universidad de la República - Perfil del Archivólogo)
Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar,
por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones
físicas en los documentos, y, por otra, la restauración de éstos cuando la
alteración se ha producido. (Documento interno de la Asamblea del Claustro
de la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines de la
Universidad de la República - Perfil del Archivólogo)
Digital: Representación de objetos o datos físicos por medio de valores
numéricos diferenciados -discretos o discontinuos-, por lo general valores
numéricos binarios (bits), de acuerdo con un código o convención
preestablecidos. En contraste de una representación analógica de un objeto
o proceso físico, una representación digitalmente codificada nunca se
parece al original. (Glosario InterPARES de Preservación Digital, 2010)
Documento: Información que ha quedado registrada de alguna forma con
independencia de su soporte o características. (Norma Internacional
General de Descripción Archivística - ISAD (G) - 2000)
Documento de Archivo: Información contenida en cualquier soporte y tipo
documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o
persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su
actividad. (Norma Internacional General de Descripción Archivística - ISAD
(G) - 2000)
Documento de archivo electrónico: Un documento de archivo analógico o
digital consistente en un mensaje elaborado con base en impulsos
electrónicos y que puede ser almacenado en un dispositivo al efecto,
transmitido a través de un canal o red y reconstruido a lenguaje natural o
forma original por medio de un equipo electrónico el cual es indispensable
para poder hacer inteligible el documento de nuevo. (Glosario InterPARES
de Preservación Digital, 2010)
Evaluación Documental: Es un proceso archivístico-administrativo, con
actuaciones archivísticas y trámites administrativos. Sus etapas pueden
ser las siguientes: identificación, valoración, selección, aprobación o
sanción, ejecución o aplicación, control y cuantificación. Afecta a las
series documentales. (Heredia Herrera, 2007)
Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor
para su uso corriente, bien durante el proceso de organización
archivística porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El
expediente es generalmente la unidad básica de la serie. (Norma
Internacional General de Descripción Archivística - ISAD (G) - 2000)
Fondo: Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o
soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una
persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y
funciones como productor. (Norma Internacional General de Descripción
Archivística - ISAD (G) - 2000)
Gestión Documental: área de gestión responsable de un control eficaz y
sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la
disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos para
incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de
las actividades y operaciones de la organización. (Norma ISO 15489, Parte
1, Glosario)
Microfilmación: Conjunto de procedimientos asociados a la reproducción de
documentos que tienen como resultado una microforma. (Diccionario de
Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Microforma: Término genérico que designa todo tipo de soporte fotográfico
(microfilme, microficha, etc.) utilizado para reproducir microimágenes, y
que designa también cada uno de los ejemplares realizados. (Diccionario de
Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Normalización: Acción y efecto de normalizar. Regularizar o poner en orden
lo que no lo estaba. (Diccionario de la Real Academia Española, 22°
Edición)
Organización: Procedimiento físico e intelectual, así como su resultado,
consistente en analizar y disponer los documentos de acuerdo con los
principios archivísticos. (Norma Internacional General de Descripción
Archivística - ISAD (G) - 2000)
Patrimonio Documental: Totalidad de documentos de cualquier época
generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por
cualquier organismo o entidad de carácter público, por las personas
jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras
entidades públicas y por las privadas, físicas o jurídicas, gestoras de
servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.
También los documentos con una antigüedad superior a los cuarenta años,
generados conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por
las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y
por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de
carácter privado. Por último, integran el Patrimonio Documental los
documentos con una antigüedad superior a los cien años, generados,
conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o
personas físicas. (Diccionario de Terminología Archivística del Consejo
Internacional de Archivos)
Principio de procedencia y respeto a los fondos: Los fondos de los
archivos deben conservarse organizados científicamente, no debiendo
mezclarse con los fondos procedentes de otras instituciones (cfr.
Schellenberg, 1956; y Heredia Herrera, 1993).
Principio de orden original o natural: es la secuencia y la organización
en que los documentos fueron producidos en la oficina de origen (cfr.
Schellenberg, 1956; y Heredia Herrera, 1993).
Reprografía: Conjunto de procedimientos de copia o microcopia realizados
mediante cualquier tecnología y en distintos soportes. (Diccionario de
Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Valoración: Procedimiento que permite determinar el calendario de
conservación de los documentos de archivo. (Norma Internacional General de
Descripción Archivística - ISAD (G) - 2000)
Selección Documental: Operación intelectual y material de localización de
las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud
de los plazos establecidos en el proceso de valoración. (Diccionario de
Terminología Archivística del Consejo Internacional de Archivos)
Sistema archivístico: Conjunto de normas e instituciones que participan en
la dirección, seguimiento, coordinación e inspección de los programas para
la conservación, tratamiento y difusión del Patrimonio Documental.
Componen el sistema archivístico los archivos, los servicios
archivísticos, la Administración de archivos, la legislación archivística
y el personal. (Diccionario de Terminología Archivística del Consejo
Internacional de Archivos)