Decreto 428/999
Apruébase la aplicación, con carácter obligatorio para todas las
dependencias del Poder Ejecutivo, del formulario Tabla de Plazo
Precaucional de Documentos, se adjunta Anexo que forma parte del presente
Decreto.
(98*R)
MINISTERIO DEL INTERIOR
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
MINISTERIO DE ECONOMIA Y FINANZAS
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL
MINISTERIO DE EDUCACION Y CULTURA
MINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PUBLICAS
MINISTERIO DE INDUSTRIA, ENERGIA Y MINERIA
MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL
MINISTERIO DE SALUD PUBLICA
MINISTERIO DE GANADERIA, AGRICULTURA Y PESCA
MINISTERIO DE TURISMO
MINISTERIO DE VIVIENDA, ORDENAMIENTO
TERRITORIAL Y MEDIO AMBIENTE
Montevideo, 30 de diciembre de 1999
VISTO: El informe producido por la Comisión de Preservación Documental de
la Nación, por Decreto Nº 497/994, de 10 de noviembre de 1994;
RESULTANDO: Que dicha Comisión fue creada con la finalidad de definir los
criterios de determinación del valor cultural, histórico, evidencial o
intrínseco de los documentos, así como disponer las medidas necesarias
para su debida custodia y conservación;
CONSIDERANDO: I) Que dicha Comisión integrada por el Director del Archivo
General de la Nación, Abelardo M. García Viera, que la Preside; Jorge
Bonetti, Representante de la Oficina Nacional del Servicio Civil,
Secretario; Dr. Pedro Silva, Representante de la Oficina de Planeamiento
y Presupuesto; alterna la Dra. Delia López Pellejero; Esc. de Gobierno y
Hacienda Dr. Guillermo Domenech, Representante de la Secretaría de la
Presidencia de la República y Profesora Elsa Minetti de Vidal Perri,
Representante de la Comisión del Patrimonio Cultural de la Nación;
II) Que dicha Comisión contó con el asesoramiento de la Licenciada
Archivóloga María Generosa Rodríguez Amoeiro y Archivóloga Alicia Chagas
Portela, docentes de la materia de selección documental en la Carrera de
Archivología -de la Universidad de la República- Escuela Universitaria de
Bibliotecología y Ciencias Afines de la Universidad de la República;
III) Que luego de una exhaustiva investigación basada en un relevamiento
en el área de la selección documental, la mencionada Comisión aprobó el
formulario de Tablas de Plazo Precaucional de Documentos, con el fin de
establecer criterios uniformes que permitan efectuar, entre todos los
documentos que obren en poder de la Administración Pública, la selección
de aquellos que por su valor testimonial o la calidad de información que
contienen, integren el Patrimonio Cultural del País y deban ser
transferidos al Archivo General de la Nación para su custodia;
IV) Que la mencionada Comisión recomienda la aplicación del referido
formulario de Tablas en todas las dependencias del Poder Ejecutivo, así
como la promoción de su aplicación en el Poder Legislativo, Poder
Judicial, en los Entes Autónomos, Servicios Descentralizados, Tribunal de
Cuentas, Tribunal de lo Contencioso Administrativo, en la Corte Electoral
y en los Gobiernos Departamentales;
ATENTO: A lo expuesto precedentemente y a lo dispuesto en el Art. 1º de
la Ley Nº 8.015 de 28 de octubre de 1926, en la Ley Nº 14.040 de 20 de
octubre de 1971, en el Decreto Nº 295/977 de 17 de mayo de 1977 y en el
Decreto Nº 497/994 de 10 de noviembre de 1994;
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
actuando en Consejo de Ministros
DECRETA:
APRUEBASE la aplicación, con carácter obligatorio para todas las
dependencias del Poder Ejecutivo, del formulario de Tabla de Plazo
Precaucional de Documentos, anexa al presente Decreto y que forma parte
del mismo;
ESTABLECESE que la Comisión de Preservación Documental de la Nación
tendrá a su cargo el asesoramiento en las diferentes dependencias
estatales para la correcta aplicación de la Tabla referida en el artículo
1º de este Decreto, por vía de instructivo general o en la forma que
estimasen más adecuada;
FIJASE un plazo de 180 días, a partir de la entrada de vigencia del
presente Decreto, para remitir a la Comisión de Preservación Documental
de la Nación los datos requeridos mediante el formulario de la Tabla de
Plazo Precaucional de Documentos;
EXHORTASE al Poder Legislativo, al Poder Judicial, a la Corte Electoral,
al Tribunal de Cuentas, al Tribunal de lo Contencioso Administrativo, a
los Entes Autónomos, Servicios Descentralizados y Gobierno
Departamentales, a promover la aplicación del formulario de Tabla de
Plazo Precaucional de Documentos;
COMUNIQUESE a las distintas Unidades Ejecutoras que integran la
Administración Central a través del Sistema Nacional de Información
Cultural, Científica y Tecnológica dependiente del Archivo General de la
Nación. Publíquese y cumplido, archívese.
SANGUINETTI, GUILLERMO STIRLING, ROBERTO RODRIGUEZ PIOLI, LUIS MOSCA,
JUAN LUIS STORACE, YAMANDU FAU, CONRADO SERRENTINO, PRIMAVERA GARBARINO,
RAUL BUSTOS, LUIS BREZZO, BENITO STERN, BEATRIZ MARTINEZ.
COMISION DE PRESERVACION DOCUMENTAL DE LA NACION INCISO ( )
UNIDAD EJECUTORA
UNIDAD
TABLA DE PLAZO PRECAUCIONAL DE DOCUMENTOS FECHA
"Ver información adicional en el Diario Oficial impreso o en la imagen electrónica del mismo."
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos que por tener el mismo tipo
documental o asunto, constituyen una unidad.
PERIODO: Fechas extremas de la serie documental.
FORMA: Indicar si el documento es original (o) o copia (c).
FUNDAMENTACION Debe citarse a que tipo de norma se refiere.
DEL PLAZO: Si es por una Ley, decreto, resolución, acordada, o
por decisión jerárquica de la institución.
VALORES: Valorizar las series documentales de acuerdo con la
siguiente nomenclatura: históricos, sustantivos o
efímeros.
TIEMPO: Es el plazo que por diversas razones (administrativas,
legales, contables, etc.) deben retenerse los
documentos antes de su eliminación o transferencia al
Archivo, de acuerdo con la normativa, en la cual debe
ponerse el Tiempo (en años).
AÑO DE ELIMINACION: Precise el mes y el año de la eliminación de los
documentos.
DESTINO: Transferencias: indicar el mes y el año de la
transferencia de los documentos al Archivo General de
la Nación.
Microfilmación: indicar si la documentación que se va
a eliminar o transferir, tendrá como sustitución la
microfilmación.
Eliminación: precise el mes y el año de la eliminación
y el método a utilizar para destruis los documentos.
UNIDAD DE
CONSERVACION: Indicar las unidades de conservación utilizadas
(cajas, biblioratos, bolsas, paquetes, etc.)
CANTIDAD: Indicar en metros lineales cuando los documentos se
transfieran al Archivo General de la Nación.
Para determinar los metros lineales, se mide el largo
de los anaqueles de estantes, armarios, etc. y luego
se suman los resultados parciales, para obtener la
cantidad total.
Recibido por D. O. el 10 de Enero de 2000.