Visto: la necesidad de reglamentar el empleo de la microfilmación y de la
fotocopia.
Considerando: que el artículo 688º de la ley 14.106 de 14 de mayo de 1973
autoriza el empleo de la copia fotográfica y microfilmada de los
expedientes y demás documentos archivados en todas las dependencias del
Estado y demás Organismos Públicos, así como la destrucción de los
documentos originales.
Atento: a lo establecido en el artículo 688º de la ley 14.106 de 14 de
mayo de 1973 y el artículo 92º del decreto 640º de 8 de agosto de 1973,
El Presidente de la República actuando en Consejo de Ministros
DECRETA:
I - DEL EMPLEO DE LA FOTOCOPIA Y DE LA COPIA MICROFILMADA
Autorízase el empleo de la fotocopia y de la copia microfilmada de los
expedientes y demás documentos archivados en todas las dependencias del
Estado y demás Organismos Públicos. Dichas copias tendrán la misma validez
que el documento original a todos los fines para los que éste fuese
empleado, sustituyéndolo con idéntico valor legal, siempre que estuvieren
debidamente autenticadas. (*)
La copia microfilmada comprenderá las siguientes microformas: rollo,
microficha y tarjeta de apertura. A los efectos legales, se considera
microficha la producida por máquina específica para estos fines.
Los Directores de División o los funcionarios que ejerzan cargos de nivel
equivalente o superior, o quienes los subroguen, autenticarán con sus
firmas las actas referidas en los artículos siguientes, en oportunidad de
la microfilmación de los documentos de sus dependencias. Asimismo al solo
efecto de responsabilidad interna deberá firmar el acta de autenticación,
el funcionario encargado de la microfilmación.
El rollo de microfilme y la microficha, para adquirir el valor legal a que
se refiere el artículo 1º de este reglamento, no deberán tener ningún tipo
de alteración excepto las admitidas en el presente decreto.
El acta de apertura del rollo de microfilm a que se refiere el artículo 6º
de este reglamento deberá contener:
a) Número de rollo.
b) Nombre del Estado, de la localidad, Dependencia u Organismo donde se
realiza la microfilmación.
c) Fecha de iniciación de la microfilmación.
d) Denominación de la documentación a contener.
e) Características, número o identificación del último documento
microfilmado.
f) Firmas autenticantes.
El acta de cierre del rollo de microfilme a que se refiere el artículo 6º
de este reglamento deberá contener:
a) Número de rollo.
b) Nombre del Estado, de la localidad, Dependencia u Organismo donde se
realiza la microfilmación.
c) Fecha de terminación de la microfilmación.
d) Características, número o identificación del último documento
microfilmado.
e) Observaciones constatadas durante la microfilmación.
f) Firmas autenticantes.
Cuando se emplee rollo de sistema doble, al finalizar la primera pista o
líneas de imágenes, el Encargado de la microfilmación so pena de nulidad
deberá dejar constancia de ello bajo su firma, así como de la iniciación
al comenzar la siguiente.
El acta de apertura de la microficha a que se refiere el artículo 6º de
este reglamento deberá contener:
a) Número o identificación de la microficha.
b) Nombre del Estado, de la localidad, Dependencia u Organismo donde se
realiza la microfilmación.
c) Fecha de iniciación de la microfilmación.
d) Denominación de la documentación a contener.
e) Características, número o identificación del primer documento
microfilmado.
f) Firmas autenticantes.
El acta de cierre de la microficha a que se refiere el artículo 6º de este
reglamento deberá contener:
a) Fecha de terminación de la microfilmación.
b) Formato de la microficha.
c) Número de exposiciones.
d) Características, número o identificación del primer documento
microfilmado.
e) Observaciones constatadas durante la microfilmación.
f) Firmas autenticantes.
La tarjeta de apertura, para adquirir el valor legal a que se refiere el
artículo 1º de este reglamento, no deberá tener ningún tipo de alteración
excepto la admitida en el presente decreto. (*)
El acta de la tarjeta de apertura referida en el artículo precedente
deberá contener:
a) Fecha de la microfilmación.
b) Formato de la película utilizada.
c) Firmas autenticantes.
Las microfichas resultantes de aquellos equipos que microfilman toda el
área en una sola toma, para adquirir el valor legal a que se refiere el
artículo 1º de este reglamento, deberán contener un acta conforme a lo
establecido en los artículos 12º y 13º del presente reglamento.
Cuando se microfilmen documentos y el microfilme deba presentarse fuera
del Inciso a que pertenece el documento original, deberá estar autenticado
además, por los funcionarios que ejerzan la representación del Inciso.
Los Directores de División o los funcionarios que ejerzan cargos de nivel
equivalente o superior o quienes los subroguen, autenticarán con sus
sellos o firmas las fotocopias de los documentos de sus dependencias.
Deberá asimismo dejar constancia de la fecha, lugar y repartición en que
se realice la fotocopia. Cuando la fotocopia consista en una ampliación
del microfilme se requerirá además, para su autenticación, la ubicación de
la microforma que la generó.
Cuando la fotocopia deba presentarse fuera del Inciso a que pertenece el
documento original, deberá estar autenticada además, por los funcionarios
que ejerzan la representación del Inciso.
III - DE LA CONSTITUCION MATERIAL DE LA PELICULA Y LA FOTOCOPIA
La microfilmación de documentos de cualquier especie será realizada en
película negativa de sales de halogenuros de plata, especialmente
realizadas para microfilmación, con o sin perforación, con el mínimo de
180 líneas por milímetro cuadrado de definición, con soporte de acetato o
poliester, en rollos, microfichas o tarjetas de apertura y pudiéndose
reproducir las imágenes de los documentos en los sistemas simples
simultáneo o doble.
Se entiende por sistema simple el que produce una sola pista o líneas de
imágenes en la película; se entiende por sistema doble el que produce una
doble pista o líneas de imágenes en forma independiente sobre la película
y, se entiende por sistema simultáneo aquel que produce una doble pista o
líneas de imágenes en forma simultánea sobre la película.
Las fotocopias producidas por técnicas de copiado directo del documento
original, deberán efectuarse sobre materiales que aseguren su integridad
poniendo en evidencia las posibles alteraciones de la documentación
reproducida. A esos efectos se emplearán papeles emulsionados y en caso de
emplearse papel común éste deberá ajustarse a especificaciones de
seguridad tales como fondo de color, reticulados o toda otra
característica que proteja su contenido.
Al microfilmar documentos en rollos o microfichas se comenzará por el acta
de apertura, se continuará con el primer documento inmediatamente
posterior a ésta, se proseguirá con la documentación en el orden
establecido y se finalizará con el acta de cierre inmediatamente después
del último documento microfilmado.
Cuando se microfilman documentos cuyo tamaño obliga a efectuar tomas
parciales, será obligatoria la repetición de una parte de la imagen
anterior en cada imagen subsiguiente, de modo que se pueda identificar por
superposición la continuidad entre las secciones adyacentes microfilmadas.
Cada vez que sea necesario se podrán realizar anulaciones de toma del
microfilme mediante un perforado pequeño, preferentemente en el centro de
la película. Esto se realizará de tal manera que no afecte totalmente la
imagen y permita leer sectores parciales para su comprobación. El citado
perforado podrá ser un punto o más formando símbolos o códigos o siglas.
Las tomas que se efectúen por correcciones en las microformas deberán
estar precedidas por actas de autenticación que especifiquen los motivos
de dicha repetición.
Para el procesamiento de películas de microfilmación deberán utilizarse
procedimientos que aseguren al microfilme su alto poder de definición,
densidad y estabilidad química, a los efectos de su permanencia en los
archivos.
Se controlará el microfilme inmediatamente del procesamiento para
comprobar irregularidades en el proceso de microfilmación que puedan
afectar directa o indirectamente la integridad de la imagen microfilmada.
El "Archivo de Seguridad" a que se refiere el artículo precedente deberá
estar en otro edificio que el "Archivo de Consulta" o bajo condiciones que
lo preserven de todo riesgo de destrucción. Los locales empleados a tales
efectos deberán reunir condiciones específicas para la conservación del
microfilme.
Autorízase la destrucción de los documentos archivados una vez
microfilmados, teniéndose en cuenta las necesidades de cada Organismo y
dependencias del Estado, sin perjuicio de lo establecido en la ley 14.040
de 20 de octubre de 1971 y del decreto 536/972 de 1º de agosto de 1972.
Los originales de valor histórico, cultural o de otro valor intrínseco,
una vez microfilmados, serán enviados para su guarda o custodia a la
repartición pública especializada en la materia.
La destrucción de documentos microfilmados se efectuará una vez que se
compruebe que el microfilme haya cumplido con todo lo prescrito en el
presente reglamento y de acuerdo a las normas impartidas por la Comisión a
que se refiere el artículo 40º de este decreto. En tal caso se labrará un
acta en un libro llevado especialmente a esos efectos firmada por el
responsable de la microfilmación y por el jerarca de la repartición a que
pertenece el documento a destruir. (*)
El acta referida en el artículo precedente deberá contener:
a) Nombre, fecha e identificación de los documentos que se destruyan.
b) Cantidad de documentos que se destruyen.
c) Ubicación en el microfilme de los documentos que se destruyen.
d) Lugar, repartición y fecha de la destrucción de los documentos.
Cuando se proceda a la destrucción de documentos una vez microfilmados se
empleará a esos efectos máquinas específicas o algún otro procedimiento
que impida la identificación de su contenido.
El papel que resulte de la destrucción de documentos realizada en la forma
indicada precedentemente, podrá ser vendido de acuerdo a las normas
establecidas en el Proyecto de Ley de Contabilidad y Administración
Financiera puesto en vigencia por el decreto 104/968 de 6 de febrero de
1968 y disposiciones modificativas.
Créase una Comisión integrada con un representante de la Oficina Nacional
del Servicio Civil que la presidirá, del Archivo General de la Nación, de
la Comisión del Patrimonio Histórico, Artístico y Cultural de la Nación,
del Poder Legislativo y del Poder Judicial, la que tendrá como cometido
establecer las características de los documentos a conservar, debiendo
expedirse dentro de los 180 días a partir de la fecha de promulgación de
este decreto.
Toda instalación de sistema de microfilmación así como la compra de
equipos a esos efectos deberá contar con el asesoramiento previo y
favorable de la Oficina Nacional del Servicio Civil.
Si pasados 30 días de recibida la solicitud de asesoramiento, la Oficina
Nacional del Servicio Civil no se ha expedido, se considerará que su
informe es favorable. (*)
La Oficina Nacional del Servicio Civil respecto a lo dispuesto en el
artículo precedente, recabará asesoramiento de una Comisión especialmente
creada a esos efectos integrada con 3 (tres) Miembros, 1 (uno) por la
Oficina Nacional del Servicio Civil que ejercerá la presidencia y los 2
(dos) restantes elegidos entre los encargados de servicios de
microfilmación de los diversos organismos públicos.
Lo estipulado en el presente reglamento se adecuará en el futuro a las
variaciones que registran las normas de organismos internacionales tales
como I.S.O. Y A.S.A. en materia de microfilmación.
(Transitorio).- La microfilmación realizada con anterioridad a la vigencia
de este decreto, se considerará con idéntico valor que los documentos
originales aunque no estén autenticados en la forma estipulada por esta
norma, siempre que haya sido realizada con los aparatos adecuados y con
los materiales especificados en este reglamento y conste la fecha de
microfilmación. En caso de impugnación los documentos así microfilmados
servirán de principio de prueba por escrito.
BORDABERRY - HUGO LINARES BRUM - JUAN CARLOS BLANCO - ALEJANDRO VEGH
VILLEGAS - WALTER RAVENNA - DANIEL DARRACQ - EDUARDO CRISPO AYALA -
ADOLFO CARDOSO GUANI - JOSE E. ETCHEVERRY STIRLING - MARIO ARCOS PEREZ -
JULIO EDUARDO AZNAREZ - FEDERICO SONEIRA