OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES PARA LOS DESPACHANTES DE ADUANA EN LO RELATIVO A LA GUARDA, CONSERVACION Y ARCHIVO DE TODOS LOS DOCUMENTOS DERIVADOS DE OPERACIONES ADUANERAS. REGLAMENTACION
VISTO: lo dispuesto por la Ley N° 18.694, de 21 de octubre de 2010, que
encomienda a los Despachantes de Aduana en su calidad de Agentes Privados
de interés público, la guarda, conservación y archivo de todos los
documentos relativos a las operaciones aduaneras en las que hayan
intervenido como tales.
RESULTANDO: I) que dicha norma en su artículo 4° dispuso que el Poder
Ejecutivo reglamentaría la misma dentro del plazo de 30 días a contar de
la fecha de su promulgación.
II) que asimismo faculta a los agentes referidos a utilizar los servicios
de terceros y que la Dirección Nacional de Aduanas determinará la forma,
condiciones y demás requisitos que deberá exigir para otorgar las
autorizaciones respectivas.
CONSIDERANDO: que corresponde dictar la reglamentación correspondiente.
ATENTO: a lo precedentemente expuesto y a lo dispuesto en el artículo 168,
numeral 4° de la Constitución de la República y a Ley N° 18.694 de 21 de
octubre de 2010.
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
DECRETA:
(Deberes).- Los Despachantes de Aduana, en su calidad de Agentes Privados
de interés público, deberán guardar, conservar y archivar todos los
documentos, cualquiera sea su soporte, relativos a las operaciones
aduaneras en las que hayan intervenido como tales, por un plazo de diez
años contados a partir de la fecha de numeración de la declaración
aduanera, en la forma y condiciones que establece la presente
reglamentación.
Durante los primeros cinco años los documentos deberán archivarse en su
soporte original en papel y como documento electrónico a los efectos de
permitir a la Dirección Nacional de Aduanas la comprobación del
cumplimiento de los requisitos documentales, acorde con los requerimientos
de oportunidad y de tecnología establecidos por el citado organismo.
A partir de los cinco años los Despachantes de Aduana podrán archivar los
Documentos solamente en soporte electrónico.
(Digitalización).- La Dirección Nacional de Aduanas implementará el
proceso de digitalización de los documentos que se deberán archivar de
acuerdo a la normativa referida al documento electrónico y firma
electrónica.
(Documentos).- Los documentos relativos a las operaciones aduaneras que
deberán archivar los Despachantes de Aduana son todos aquellos exigidos
por la normativa vigente de acuerdo con la operación aduanera de que se
trate, incluido el sobre de seguridad que los contendrá, en el caso de que
el soporte sea en papel. Dicho sobre deberá permanecer cerrado mediante un
sistema que asegure su inviolabilidad según los criterios y
características que indique la Dirección Nacional de Aduanas. En el mismo
se deberá identificar el tipo y el número de la operación aduanera, el
Despachante de Aduana interviniente y otros datos que entienda pertinente
la Dirección Nacional de Aduanas.
(Terceros).- Los Despachantes de Aduana podrán contratar, bajo su
estricta responsabilidad, los servicios de terceros, para guardar,
conservar y archivar los documentos relativos a las operaciones aduaneras
en las que hayan intervenido.
Los terceros deberán cumplir con todos los requisitos y condiciones
establecidas en la presente reglamentación y los que determine la
Dirección Nacional de Aduanas y para su actuación deberán contar con la
autorización previa de dicho Organismo.
(Conservación de la documentación).- Los Despachantes de Aduana, así como
los terceros que éstos contraten, deberán custodiar los documentos que se
les encomiendan archivar, cualquiera sea su soporte, conservándolos
materialmente, manteniéndolos en el estado en que fueran recibidos y
adoptando las medidas o diligencias pertinentes a los efectos de evitar su
sustracción, destrucción o deterioro.
(Tipos de Archivos).- Atendiendo al sujeto que archive la documentación,
los archivos podrán ser:
a) Particulares: archivo individual de cada Despachante de Aduana.
b) Generales: archivo para más de un Despachante de Aduana.
Atendiendo al soporte de la documentación, los archivos podrán ser:
a) Digital: archivo electrónico íntegro que asegure su correcta
legibilidad y abarcando todas sus características.
b) En papel: archivo de los documentos originales.
(Destrucción).- La destrucción de la documentación en soporte papel, una
vez cumplido el plazo fijado para la guarda de la misma, se efectuará
hasta dos veces al año por una empresa especializada en la destrucción o
en el reciclado del papel, debiendo comunicar el Despachante de Aduana con
diez días hábiles de anticipación a la Dirección Nacional de Aduanas la
fecha de la destrucción y la individualización de las operaciones
aduaneras correspondientes.
(Entrega de la documentación).- Los Despachantes de Aduana, ante
requerimiento de la Dirección Nacional de Aduanas, deberán aportar la
documentación archivada, en un plazo no mayor a dos días hábiles contados
a partir de la notificación de la solicitud correspondiente.
La solicitud -efectuada por el Sr. Director Nacional de Aduanas- deberá
ser por escrito e indicar con precisión la documentación requerida.
(Entrega de documentación a una Sede judicial).- Cuando la autoridad
jurisdiccional requiera directamente al Despachante de Aduana la entrega
de la documentación, el mismo deberá comunicarla a la Dirección Nacional
de Aduanas dentro del plazo de 24 horas, dejando respaldo del
requerimiento judicial y de la documentación proporcionada, indicando el
número de operación aduanera solicitada e individualizando el proceso
respectivo.
En el caso de que la solicitud sea remitida a la Dirección Nacional de
Aduanas por la autoridad judicial, el Despachante de Aduana deberá
entregar la documentación dentro de las 24 horas, sin perjuicio de lo que
la Sede disponga.
(Archivo por terceros).- Los Despachantes de Aduana podrán optar por
realizar el archivo de la documentación de sus operaciones en forma
personal o a través de la contratación de los servicios de un tercero
autorizado por la Dirección Nacional de Aduanas.
El Despachante de Aduana tendrá siempre la responsabilidad frente a la
Dirección Nacional de Aduanas por la guarda, conservación y archivo de los
documentos.
El tercero referido en el inciso primero deberá estar al día en sus
obligaciones con la Dirección General Impositiva, el Banco de Previsión
Social y la Dirección Nacional de Aduanas.
(Requisitos).- Los terceros autorizados por la Dirección Nacional de
Aduanas para guardar, conservar y archivar los documentos, cualquiera sea
su soporte, relativos a las operaciones aduaneras, deberán cumplir con
todos los requisitos establecidos en la presente reglamentación y los que
determine la Dirección Nacional de Aduanas, así, como asumir el compromiso
de no divulgar ningún aspecto de la documentación archivada, mediante la
suscripción de una declaración jurada ante la Dirección Nacional de
Aduanas.
(Ubicación).- Los locales, las instalaciones y el equipamiento
informático destinado a la conservación de la información del archivo de
todos los documentos, cualquiera sea su soporte, relativos a las
operaciones aduaneras, deberán estar ubicados dentro del territorio
nacional.
(Requisitos).- Para el caso que el Despachante de Aduana opte por
archivar los documentos de manera individual y tenga un volumen anual de
operaciones en el año inmediato anterior de hasta 500 podrá hacerlo en el
domicilio constituido ante la Dirección Nacional de Aduanas, y deberá
cumplir con los siguientes requisitos:
A) Edilicios, poseer:
- Luz Eléctrica.
- Servicio de seguridad de alarma y respuesta.
- Local de dimensiones acordes al volumen y por el tiempo durante el
cual permanecerá archivada la documentación.
- Sistemas de control de plagas y de contaminantes atmosféricos que
atenten contra el bien resguardado.
B) Informáticos, poseer:
- Sistema de inventario interno.
C) Otros requisitos que la Dirección Nacional de Aduanas considere
necesarios.
De optar por un local distinto al domicilio constituido ante la Dirección
Nacional de Aduanas deberá cumplir con los requisitos establecidos en el
artículo 14. En el mismo no se podrá archivar documentación de operaciones
relativas a otros Despachantes de Aduana.
(Requisitos).- Para el caso que el Despachante de Aduana opte por
archivar los documentos en un local distinto al domicilio constituido ante
la Dirección Nacional de Aduanas y tenga un volumen anual de operaciones
en el año inmediato anterior superior a 500, deberá cumplir con los
siguientes requisitos:
A) Edilicios, poseer:
- Luz Eléctrica fluorescente de baja intensidad y la instalación de
medios para reducir la intensidad de la luz natural tales como cortinas,
persianas o láminas polarizadas.
- Servicio de seguridad de alarma y respuesta.
- Sistema de aire acondicionado que permita un control de humedad y
temperatura adecuados y aptos para el objeto perseguido.
- Local de dimensiones acordes al volumen y por el tiempo durante el
cual permanecerá archivada la documentación.
- Sistemas de control de plagas y de contaminantes atmosféricos que
atenten contra el bien resguardado.
B) Informáticos:
- Sistema de inventario interno.
- Sistema de cámaras en accesos, ventanas y pasillos, que conserven la
grabación para la detección de alteraciones.
C) Otros requisitos que la Dirección Nacional de Aduanas considere
necesarios.
(Inspección de locales).- La Dirección Nacional de Aduanas podrá
inspeccionar en cualquier momento los locales de archivo particular o
general de documentos.
En caso de constatarse por la Dirección Nacional de Aduanas que no se
cumple con los requisitos de la presente reglamentación o los que
determine el citado organismo podrán inhabilitarse el o los locales
correspondientes, debiendo trasladarse la documentación a un local
autorizado.
Dicho traslado deberá efectuarse en las condiciones que establezca la
Dirección Nacional de Aduanas, siendo su costo de cargo del Despachante de
Aduana.
(Archivo de la documentación).- El Despachante de Aduana deberá archivar
los documentos en soporte papel de cada operación aduanera en el sobre de
seguridad cerrado, dentro del plazo de cinco días hábiles contados a
partir de que tenga la disponibilidad de la totalidad de la mercadería.
Deberá comunicar al sistema informático de la Dirección Nacional de
Aduanas que el archivo de la documentación se ha realizado y se encuentra
a su disposición.
Cuando la reglamentación referida a los procedimientos de autorización de
las operaciones aduaneras prevea la presentación o registro de documentos
exigidos por la normativa vigente luego de efectivizada la disponibilidad
de la totalidad de la mercadería, el Despachante de Aduana deberá archivar
dichos documentos en soporte papel en otro sobre de seguridad cerrado,
dentro del plazo de cinco días hábiles contados a partir de momento en que
cada documento sea exigible, debiendo comunicar al sistema informático de
la Dirección Nacional de Aduanas que ha cumplido con ello.
(Archivo de la documentación).- El archivo digital de todos los
documentos deberá cumplirse en el mismo momento de su presentación o
registro ante la Dirección Nacional de Aduanas, de acuerdo a la
reglamentación de los procedimientos de autorización de las operaciones
aduaneras.
(Proceso de digitalización).- Para el archivo digital de los documentos
deberá utilizarse tecnología y procedimientos que aseguren la uniformidad
e integridad de la información resguardada y transmitida.
Los procesos de digitalización deberán ajustarse estrictamente a las
normas y actualizaciones que determine la Dirección Nacional de Aduanas.
(Tecnología).- La tecnología de captura, memorización, archivo y
visualización de la información utilizada deberá impedir la posibilidad de
manipulación de los datos contenidos en el documento.
(Legajo electrónico).- El archivo digital de los documentos de cada
operación aduanera deberá constituirse en un legajo electrónico, el cual
deberá permitir incorporar nuevos documentos electrónicos con
posterioridad a la entrega de la documentación principal, ya archivada y
digitalizada.
(Equipamiento).- El equipamiento informático y de comunicaciones deberá
contar con los requisitos que determine la Dirección Nacional de Aduanas,
incluyendo sistemas de contingencia para el resguardo de toda la
información.
(Acceso a los documentos).- Se deberá permitir el acceso a los documentos
electrónicos, en tiempo real, desde el sistema informático de la Dirección
Nacional de Aduanas, todos los días del año y las 24 horas del día.
(Infraestructura informática).- La infraestructura informática destinada
a la conservación de la información deberá contar con todas las medidas
tendientes a asegurar la disponibilidad, integridad, confidencialidad,
auditabilidad, no repudio y accesibilidad a la información para las
personas exclusivamente autorizadas.
(Autorización).- La Dirección Nacional de Aduanas, autorizará por el
plazo de cinco años prorrogables, a los Despachantes de Aduana y a los
terceros que éstos contraten, a los efectos dispuestos por el artículo 1°
de la Ley N° 18.694, de 21 de octubre de 2010, debiendo dar cumplimiento a
los requisitos del presente así como otros aspectos que determine la
Dirección Nacional de Aduanas en materia de seguridad, conservación de la
documentación, control, vigilancia, infraestructura y procedimientos
informáticos. Para la comprobación de estos requisitos la Dirección
Nacional de Aduanas podrá utilizar los servicios de terceros.
(Incumplimiento).- En el caso de incumplimiento de lo establecido en el
artículo 25 la Dirección Nacional de Aduanas podrá revocar la autorización
concedida sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 29.
(Habilitaciones).- Los solicitantes de la autorización ante la Dirección
Nacional de Aduanas, ya sea un Despachante de Aduana o los terceros que
los mismos contraten en su caso, serán exclusivamente responsables del
cumplimiento de las normas edilicias y de seguridad de acuerdo con las
leyes, decretos y normativa municipal correspondiente. Deberán contar para
ello con los certificados habilitantes al respecto, que serán colocados en
lugar visible de los locales autorizados.
(Cese).- Cuando un Despachante de Aduana que archive sus documentos en
forma individual, cese en su actividad por cualquier causa, deberá
contratar los servicios de un tercero autorizado a efectos de transferirle
los documentos originales y los documentos digitales, para que los
conserve por el tiempo que reste para culminar el plazo de archivo,
comunicándolo a la Dirección Nacional de Aduanas.
En caso de fallecimiento de un Despachante de Aduana que archive sus
documentos en forma individual, sus sucesores a cualquier título deberán
cumplir con la obligación establecida en el inciso anterior.
Para la liberación de la garantía constituida por el Despachante de Aduana
prevista en el artículo 5° del Decreto 391/971, de 29 de junio de 1971,
deberá cumplirse con lo establecido en este artículo.
(Sanciones).- El no cumplimiento de la normativa precedente dará lugar a
la aplicación de las sanciones dispuestas por los artículos 2° y 3° de la
Ley N° 18.694, de 21 de octubre de 2010, a través del procedimiento
establecido por el artículo 21 del Decreto 391/971, de 29 de junio de
1971.